La Scael témoigne de la mutation de son système de données adhérents
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Comment optimiser la gestion des données de quelque 3500 adhérents de manière efficace, complète et sans doublon ? À l’heure où le numérique s’invite dans tous les services d’une coop, la Scael est revenu sur onze mois de travail pour installer un système de gestion unique, lors d’un webinaire organisé le 22 juin.
« À la question « connaît-on bien nos adhérents ? », la réponse la plus sincère est : oui… mais ! » Julien Malherbe, directeur du système d’informations à la Scael, joue la carte de l’honnêteté. Il était invité, le 22 juin, à témoigner lors d’un webinaire organisé par le cabinet de conseil spécialisé en agriculture Audanis et l’éditeur de logiciel Blueway. L’objectif : expliquer l’utilité d’une refonte efficace du système d’information (SI) d’une coopérative.
Un référentiel unique pour les données adhérents
La direction « SI » de la Scael, coopérative de 3 500 adhérents, mobilise aujourd’hui douze personnes. Les données s’accumulent depuis des dizaines d’années et demandent un temps de gestion non négligeable. « Entre les données partielles, les doublons, les données complémentaires mais non reliées entre elles… Nous consacrons un temps conséquent à la gestion du flux de nos données », reconnaît Julien Malherbe.
D’où l’option retenue, avec Audanis et Blueway, d’opter pour un référentiel, appelé MDM (master data management), centralisant ces données. De quoi mettre de l’ordre dans la base de la Scael. Sur 20 000 données de tiers, le logiciel de Blueway en a dédoublonné près de 2 000. Une plus-value considérable, même si Julien Malherbe prévient : la solution parfaite n’existe pas : « Nous avons du trier environ 150 cas « manuellement », mais le plus gros avait été fait. »
Impliquer tous les services de la coop
Le « rangement » n’est pas une fin en soi. L’objectif final est bien d'optimiser le travail de la coopérative. L’agriculteur est à la fois client, fournisseur, exploitant agricole et adhérent : mieux maîtriser les données qui le concernent, c’est donc mieux le connaître et mieux répondre à ses attentes. Onze mois après avoir initié ce changement, la Scael ne le regrette pas. Et Julien Malherbe de donner un ultime conseil aux responsables de coop participants au webinaire : « Ce changement de méthode est utile à toute la coopérative, il est donc normal d’impliquer l’ensemble des services ! Il faut bousculer les habitudes, décloisonner. Les organisations du passé ne sont pas adaptées à cette mutation ! »